Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

1. Rekisterinpitäjä

Hämeen Spes Oy

Oravapolku 1 A 3, 14200 Turenki

info(at)spespalvelut.fi

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Maria Ruuskanen

Hämeen Spes Oy

Oravapolku 1 A 3, 14200 Turenki

Sähköposti: maria(at)spespalvelut.fi

3. Rekisterin nimi

Hämeen Spes Oy:n asiakasrekisteri, työnhakijarekisteri, työntekijärekisteri ja Fiilisluotsi / MoodPilot käyttäjärekisteri.

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, toiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä asiakasviestintään.

Työntekijä- ja rekrytointirekisteriä käsitellään rekrytoinnin ja työsuhteen hoitamiseen.

Ohjaavat lait ja asetukset:

1. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki

2. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14

3. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)

4. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)

5. Lastensuojelulaki 417/2007

6. Sosiaalihuoltolaki 1301/2014

7. Tilaajavastuulaki 1233/2006

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

25.5.2018 alkaen henkilötietojen käsittelyä on ohjannut EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja muu kansallinen lainsäädäntö. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tavoitteina on mm. korostaa henkilön oikeutta valvoa omien henkilötietojensa käsittelyä sekä tuoda läpinäkyvyyttä henkilötietojen käsittelyyn.

5. Rekisterin tietosisällöt

Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:

nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilön tiedot, palvelua koskevat tiedot: perhetiedot, palvelusuunnitelmat, tulotiedot, annetut palvelut ja asiakasmaksuja koskevat tiedot.

Fiilisluotsi/MoodPilot-asiakkaan ja ammattilaisen yksilöintitiedot:

nimi tai nimimerkki ja puhelimen/tabletin/tietokoneen id-numero, johon sovellus on asennettu, tunnetilat, tapahtumat ja päiväkirjamerkinnät. Fiilisluotsi/MoodPilot-asiakkaista ei tallenneta muuta tietoa kuin ko.mainitut asiat.

Työntekijä- ja rekrytointirekisteritiedot:

nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus (työntekijät) ja muut työntekijöiden ja työnhakuasioiden hoitamiseen liittyvät tiedot.

Tietosisällöt voivat vaihdella palvelukohtaisesti asiakkaiden kohdalla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan ja palvelun tilaajilta.

Työntekijöiltä kerätään tiedot heiltä itseltään ja heidän toimittamista virallisista tiedoista (esim. rikosrekisteriote).

7. Tietojen käsittely, luovutus ja siirto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisäpuolella. Hämeen Spes Oy voi käyttää osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa alihankkijoita.

Hämeen Spes Oy luovuttaa henkilökunnan henkilötietoja työterveyshuollolle työsuhteen sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Mikäli henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Hämeen Spes Oy huolehtii siitä, että sille on lainmukainen peruste.

Toimivaltaisille viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa tietosuoja-asetuksen rajoissa. Muutoin Hämeen Spes Oy ei luovuta henkilöiden tietoja kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn antamaa lupaa.

Fiilisluotsi/Moodpilot-sovelluksen osalta tietoja voidaan luovuttaa ja käsitellä kolmannen osapuolen toimesta, joka tarjoaa palvelun asiakkaalle (esim. sote-organisaatio).

8. Rekisterin suojaus

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi ja asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä, että paperisia asiakastietoja.

Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 §) eikä asiakastietoja saa luovuttaa sivullisille.

Asiakas- ja työntekijätietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä, että paperisia asiakastietoja. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisteritietoja käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö nimenomaisesti kuuluu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.

9. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista (Henkilötietolaki 29 §).

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen maria(at)spespalvelut.fi. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

Rekisteröityjen tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen maria(at)spespalvelut.fi.

Sähköpostiviestinnässä Hämeen Spes Oy:lle rekisteröidyn on hyvä käyttää sähköpostiosoitetta, jonka hän olettaa olevan häntä koskevissa tiedoissa Hämeen Spes Oy:llä. Hämeen Spes Oy voi lisäksi tarvittaessa pyytää lisätietoja tai -selvitystä henkilöllisyyden varmentamiseksi.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.

11. Tietojen säilytys ja poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada poistetuksi häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseksi tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen maria(at)spespalvelut.fi.

Hämeen Spes Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun asiakkaan asioiden

käsittelyperuste ei ole enää voimassa. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen voimassaoloajan. Henkilötiedot tuhotaan, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Hämeen Spes Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

Työntekijöiden asiakirjat poistetaan/tuhotaan asianmukaisesti heti, kun niitä ei tämän tehtävän hoitamiseen enää tarvita.

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen päivittäminen

Hämeen Spes Oy kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä selostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

13. Evästeet

Verkkosivuilla käyntejä voidaan seurata evästeille eli cookies-tiedoilla. Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjän tietoja halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Evästeiden käyttö edellyttää aina käyttäjän suostumuksen.

Spes-palvelut.fi -sivuillamme käytetään evästeitä. Voit hallita evästeiden käyttöä valitsemalla, haluatko antaa evästetiedot käyttöömme. Evästeet hyväksymällä varmistat käyttökokemuksesi sujuvuuden.

Tämä seloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty 10.3.2023. Seloste tarkastetaan säännöllisesti.